چه نکاتی ست اداری شما را متمایز میکند
طراحی ست اداری یکی از اصول مهم در تبلیغات مربوط به یک برند است.و شما با یک پارچه کردن اوراق اداری خود می توانید به شکلی بسیار تاثیر گذار در مقابل مشتریانتان ظاهر شوید. طراحی لوگو, طراحی پوستر، کاتالوگ و … به خودی خود پایان کار نیست.و برند شما را باید بتوان در هر یک از اوراق اداری مربوط به شما شناخت.
به عنوان مثال یکی از اولین چیزهایی که اغلب مردم در ابتدای آشنایی با شما و کسب و کارتان با آن رو به رو می‌شوند کارت ویزیت شما میباشد. بنابراین داشتن یک طراحی کارت ویزیت مناسب و همچنین به روز بسیار با اهمیت است.و هر طراح با مهارتی باید به نکات و استانداردهای مهمی در هنگام طراحی کارت و ست اداری توجه نماید.
برای داشتن یک ست اداری مناسب باید به نکات زیر توجه کرد:
۱-داشتن پالت رنگی مناسب
داشتن پالت های رنگی روشن و bold باعث می شود که توجه افراد را به خود جذب کند. در طراحی زیر از رنگ های پر جنب و جوش استفاده شده است و ترکیب رنگها به گونه ای انتخاب شده است که حس تازگی را جهت تبلیغات مواد غذایی به کاربر منتقل کند.
۲-داشتن یک ترکیب سازگار
ترکیب فونت با سبک ها و اندازه های مختلف می تواند به متفاوت تر بودن اوراق اداری شما بسیار کمک نماید. در طراحی زیر به کارگیری جلوه های ۳D بر روی متن و برخی از بافت های ظریف و خشن ، به جذاب تر شدن طراحی کمک بسیاری کرده است.
۳-استفاده از اصل سادگی
یک طراحی ساده و ظریف، میتواند بیشتر از هرچیزی تاثیرگذار باشد.مثلا در طراحی آگهی زیر متن به حداقل میرسد و عناصر طراحی، با فاصله و آزادانه قرار گرفته اند.
۴-بازی کردن با الگوها
۵-به کارگیری خلاقانه اشکال در طراحی
مانند الگوها، اشکال نیز توجه زیادی را به خود جلب می کنند، به خصوص وقتی که به صورت خلاقانه استفاده شود. طراحی زیر ترکیبی از متن و گرافیک است. و میتوانید توجه کنید که چطور شکل کج متن را برای یک عنوان منحصر به فرد و چشم نواز ایجاد می کند، در حالی که تصویر کوه از مثلث های مختلف و اندازه های متفاوت ساخته شده است و یک اثر چند وجهی و تقریبا سه بعدی ایجاد می کند.
برای ثبت آگهی رایگان به سایت شهر24 مراجعه کنید
سایت شهر24 مرجع آگهی های رایگان.با سایت شهر24دیده شوید
اتیکت اداری؛ خطاهایی که شما را بدنام میکند
ست اداری:برای اینکه تعامل و همکاری بیشتری میان کارمندان وجود داشته باشد، بسیار از
شرکت ها اتاقک های کوچکی که برای هر کارمند ساخته بودند را برداشته اند تا
در سالنی بزرگ همه در کنار هم کار کنند. آن دیوارها یا اتاقک ها شاید خیلی
جالب به نظر نمی رسیدند، اما وجود نداشتن هیچ حائلی میان کارمندان نیز
شاید باعث شود آنها روی اعصاب یکدیگر راه بروند.
به طور مثال، حرف
زدن با صدای بلند با موبایل در پشت میز، ملچ ملوچ کردن هنگام خوردن خوراکی،
یا عادت های آزاردهنده دیگر همکاران می تواند حسابی اعصاب خورد کن و
ناراحت کننده باشد و به جای همکاری بیشتر باعث فاصله گرفتن بیشتر کارمندان
از یکدیگر بشود.
انجام کارهای بهداشتی یا آرایشی
یکی
از مسایل آزار دهنده همکاران برای یکدیگر (البته در همه جا رایج نیست) این
است که برخی از همکاران برخی از کارهای بهداشتی یا آرایشی که باید در خانه
یا دستشویی انجام دهند را پشت میز و در محل کار انجام می دهند. به طور
مثال، پس از غذا خوردن، جلوی همه نخ دندان می کشند. یا ناخن های خود را می
گیرند. یا برخی خانم ها همان جا پشت میز خود آرایش می کنند.
این
کارها برای اطرافیان بسیار آزار دهنده است. البته این موضوع فقط به همکاران
محدود نمی شود. برخی از مدیرها نیز آداب کار در شرکت را بلد نیستند. شاید
باور نکنید اما فردی تعریف می کرد در یک جلسه کاری مدیر آنها کفش ها و سپس
جوراب هایش را در آورده است، پاهایش را روی میز گذاشته و ناخن های پایش را
گرفته است! تصور کنید، در یک جلسه جدی کاری فردی اینقدر بی مسوولیت باشد که
چنین کار بی ادبانه ای انجام دهد!
این کارها را باید در خانه انجام داد یا اگر واجب است، بهتر است در دستشویی انجام دهید نه پشت میز و در حضور کارمندان دیگر.
زیاد سروصدا کردن
برخی از صداها شاید برای خود فردی که آن کار را انجام می دهد مهم نباشد یا تصور نکند که برای دیگران آزار دهنده است. اما هست و باید تا حد امکان انجام آنها را ترک کرد. به طور مثال، وقتی با هدفون به موسیقی گوش می کنید، لطفا فقط خودتان گوش کنید. لازم نیست صدای آن را آنقدر زیاد کنید که بغل دستی های شما نیز بشنوند. این مساله شاید موجب حواس پرتی یا حتی عصبانیت آنها بشود. یا صداهای دیگری همچون صاف کردن گلو، سرفه کردن های پی در پی یا خنده های بلند نیز می توانند آزار دهنده باشند. تایپ کردن با صدای بسیار بالا یا کنفرانس تلفنی وقتی گوشی روی اسپیکر است، همه مسایل آزار دهنده ای هستند که حواس همکاران دیگر را پرت می کنند.
اگر مسایل اینچنینی باعث آزردگی و عصبانیت شما می شوند، بهتر است با آرامش و کاملا مودبانه از فردی که این کارها را انجام می دهد خواهش کنید تا بیشتر رعایت و کمتر سر و صدا کند. کلید موفقیت در این امر، احترام دوطرفه است.
کابوس آشپزخانه
اینکه در دفتر کار آشپزخانه داشته باشید بسیار خوب است اما آیا می شود این فضا به کابوس کارمندان تبدیل شود؟ یکی از موارد آزار دهنده استفاده از آشپزخانه این است که فردی بسیار نامرتب و شلخته غذا بخورد، آشغال های خود را روی میز بریزد و جمع هم نکند. ظرف های کثیفش را داخل سینک بگذارد و نشوید. یا غذاهای بودار مثل ماهی، بروکلی یا ذرت در شرکت بپزد. اگر این اتفاق ها در شرکت شما هم رخ می دهند بهتر ست مستقیما به فرد بی مسوولیت گوشزد کنید که باید پس از غذاخوردن میز را تمیز کند و ظرف هایش را بشوید.
زیاد صحبت کردن در مورد مسایل شخصی
همه ما شاید همکارانی داشته باشیم که بیش از حد حرف می زنند و اطلاعاتی در مورد مسایل شخص خود را با دیگران به اشتراک می گذارند که واقعا لازم نیست. افراد پرچانه ای که از ریزترین و جزئی ترین اتفاق های خانه و زندگی خود را برایتان تعریف می کنند و باعث ناراحتی و حواس پرتی شما می شوند. اگر چنین همکاری دارید که به طور مدام در حال حرف زدن است، خیلی رک و بی پرده به او بگویید که گپ زدن را دوست دارید اما در شرکت کار کردن در اولویت قرار دارد و باید کارهایتان را انجام دهید.
برای ثبت آگهی رایگان به سایت شهر24 مراجعه کنید.
سایت شهر24 مرجع آگهی های رایگان.با سایت شهر24 دیده شوید.
ست اداری:پاکت نامه
ست اداری:ابعاد پاکت نامه معمولاً متناسب با ابعاد سربرگ (A4) تعیین می شود. بهتر است ابعاد پاکت مورد نظر در حالت بسته شده، یک سوم ابعاد سربرگ به اضافه ی شش میلیمتر (پهنا و بلندا) باشد.
پاکت نامه نیز دارای نشانه و عنوان است و درج نشانی بر روی آن الزامی است. محل قرارگیری نشانه و عنوان معمولاً در نیمه ی سمت چپ و بالاست. نشانی نیز قاعدتاً در پایین سمت چپ قید می شود. چیدمان عناصر موجود در پاکت نامه بیشتر در حالت افقی انجام می گیرد.
آنچه باید مورد توجه باشد، خالی نگهداشتن نیمه ی بالا و سمت راست پاکت جهت الصاق تمبر و انجام عملیات پستی است (در صورتی که هزینه پست پیشاپیش محاسبه شده باشد، استفاده از این بخش، نیز بلامانع است) البته مقصود از خالی بودن این بخش، عدم درج اطلاعات نوشتاری و تصاویری نظیر آرم است و استفاده از خطوط و فرم های تزئینی امکان پذیر خواهد بود، اگر چه همین موارد نیز بایستی با احتیاط انجام شود چرا که نصب تمبر و مهرهای پستی اثر گذاری خود را خواهند داشت.
برای ثبت آگهی رایگان به سایت شهر24 مراجعه کنید.
سایت شهر24 مرجع آگهی های رایگان.با سایت شهر24 دیده شوید.
مزیت های استفاده از ست اداری در کسب و کار
مزیت های استفاده از ست اداری در کسب و کار
مکاتبات اداری یکی از مهم‌ترین ابزارهای سازمان برای ایجاد ارتباط و تعامل با سازمان‌های دیگر است. به عبارتی دیگر، مکاتبات اداری زبان رسمی هر سازمان بوده و از اهمیت بسیار ویژه‌ای برخوردار است. از آن‌جایی که هویت بصری و شکل ظاهری برای مکاتبات رسمی و اداری بسیار مهم است، با طراحی و چاپ سربرگ و ست اداری مناسب می‌توان این امر را محقق کرد. اقلام ست اداری شامل سربرگ، پاکت‌نامه، کارت ویزیت، برگه یادداشت و …. میباشد که به‌صورت یکپارچه و هماهنگ با طرح سازمانی طراحی می‌شوند.
حال این سوال مطرح است که چرا استفاده از ست اداری برای هر سازمان مهم بوده و استفاده از آن چه مزیت هایی را به همراه دارد؟
بدین ترتیب در این مقاله به بررسی مزیت هایی از ست اداری که موجب بهبود مکاتبات و تعاملات کسب و کارها شده و آنها را معتبر و حرفه‌ای معرفی میکند می‌پردازیم.
1- انتقال اطلاعات به صورت منسجم و در قالب رسمی و اداری
سربرگ به عنوان یکی از اقلام مهم ست اداری، ضمن اینکه تمامی مطالب شما را به صورت متون و یا تصاویر منظم و منسجم کتبی به مخاطب ارائه می‌دهد در یک قالب رسمی، سازمان شما را معرفی میکند. این درحالی است که استفاده از برگه‌های سفید و بدون سربرگ متعلق به شما در اکثر موارد جزء دسته‌ای از مکاتبات غیر رسمی و معمولی دیده خواهد شد، که این امر منجر به کاهش اهمیت و یا حتی بی‌توجهی به مطالب ثبت شده در نامه شما می‌گردد.
2- بالابردن هویت و ماهیت کاری سازمان
به همان میزانی که مطالب و نحوه‌ی درج آنها در مکاتبات میتواند مهم و اساسی باشد، شکل ظاهری ارائه‌ی آنها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا نشان‌دهنده‌ی هویت کاری سازمان شما و همچنین پیام رسان پشتیبانی شما از برند کاریتان خواهد بود. استفاده از سربرگ و پاکت‌های طراحی شده با لوگوی متعلق به یک سازمان، این ارائه‌ی صحیح را تضمین میکند.
3- سهولت تماس و دسترسی مجدد دیگر سازمان‌ها
زمانی که مطالب یا اسنادی را برای مخاطبین خود به صورت کتبی ارسال می‌کنید با ذکر نام و مشخصات خود در یک قالب از پیش طراحی شده که میتواند به صورت پاکت‌نامه‌های ارسالی و سربرگ باشد امکان دسترسی راحت مخاطبین به شما فراهم می‌شود.
4- افزایش امنیت
با ثبت اسناد و اوراق در یک چارچوبی که تنها متعلق به برند شما است از هرگونه کپی‌برداری آسان و مشکلات ناشی از آن جلوگیری می‌شود. به‌طور مثال فرض کنید قراردادی فی‌مابین دو سازمان در یک کاغذ سفید ثبت می‌گردد در این صورت به راحتی افرادی می‌توانند با درج آن اطلاعات بر روی کاغذ سفید و بی‌نام و نشان دیگر و اعمال تغییرات دلخواه، سوء استفاده کنند. این موضوع برای نامه‌های ساده‌ی دیگر نیز صدق میکند.
بنابراین می‌توان با ثبت اطلاعات و مکاتبات در کاغذی که منحصرا متعلق به کسب و کار شما است و همچنین قرار دادن آن در پاکت مخصوص به خود، امنیت لازم را برای کسب و کارتان ایجاد کرده و معتبر بودن این کسب و کار را به راحتی به مخاطبین نشان دهید.
5- ایجاد اطمینان و اعتماد لازم در مخاطبین همراه با ارزش به خود
توسط هر یک از اقلام ست اداری ضمن اشاره به معتبر و رسمی بودن نام تجاری سازمان خود قادر خواهید بود برای این نام تجاری نیز یک ارزش و احترام بالایی قائل شوید. این یک نکته‌ی مثبت در جلب اعتماد بیشتر دیگران به شما و برند کاریتان است .
6- ثبت تمامی مکاتبات در چرخه‌ی اداری
امروزه در فرآیند تهیه و ثبت مکاتبات اداری، درج اطلاعات مورد نیاز به صورت کامل از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. زیرا مواجهه با نامه‌ای در یک پاکت ساده و کاغذی سفید اصلا خوشایند نخواهد بود و در فرآیند ثبت اداری در گروه نامه‌های غیر حرفه‌ای و بدون اطلاعات کافی قرار می‌گیرد. این امر به عنوان نکته‌ای منفی میتواند آن نامه را به همراه سازمان مربوطه از روند تعاملات بعدی خارج کند.
بنابراین ارائه‌ی اطلاعات مورد نیاز جهت ثبت در اتوماسیون اداری سازمان مخاطب بسیار مورد اهمیت است. سربرگ و پاکت نامه‌های اختصاصی، این اطلاعات را به خوبی در اختیار مخاطبین شما قرار می‌دهند.
7- معرفی مستقیم ماهیت کاری و تجاری به صورت انحصاری
با استفاده از نمایش نام تجاری به صورت یک آرم (لوگو) و درج آن بر روی هر کدام از اقلام ست اداری خود میتوانید برند و خدماتی را که ارائه می‌دهید به صورت شفاف در معرض دید همگان و به خصوص مخاطبین مورد نظر خود قرار دهید بدین ترتیب ماهیت کاری شما به رسمیت شناخته می‌شود.
برای ثبت آگهی رایگان به سایت شهر24 مراجعه کنید.
سایت شهر24 مرجع آگهی های رایگان.با سایت شهر24 دیده شوید.
استفاده از کاغذ باکیفیت و مناسب
استفاده از کاغذ باکیفیت و مناسب، در چاپ ست اداری میتواند آن را حرفه‌ای‌تر در نظرها آورد. اگر شما یک نامه را که بر روی یک کاغذ بی‌کیفیت چاپ گردیده و داخل پاکتی قرار داده شده است که هیچ‌گونه سنخیتی با طراحی سربرگ آن ندارد، دریافت کنید، در مورد فرستنده چه فکر می‌کنید؟ پس برای جلوگیری از این تصور در مورد خود شما، بهتر نیست برای طراحی و چاپ ست اداری خود، هزینه کنید. مطمئن باشید مخاطبان شما، تفاوت بین یک کاغذ و چاپ باکیفیت را با یک کار ضعیف، درک می‌کنند.
چاپ ست اداری بهتر است در فرم‌های اختصاصی صورت گیرد تا هم بتوان چند قلم از اوراق اداری را با هم و از یک جنس کاغذ و یک تنظیم رنگ، چاپ و تهیه کرد و هم اینکه تحت تاثیر رنگ چاپ ست اداری سایر شرکت‌ها که در فرم مشترک با شما هستند (فرم عمومی)، قرار نگیرد.
در عملیات چاپ ست اداری باید به این موضوع توجه داشت که رنگ سازمانی شما ممکن است صد‌در‌صد، در همه اقلام، یکسان درنیاید. مثلا در سربرگ و پاکت نامه که بر روی کاغذ تحریر یا کتان چاپ می‌شوند، قطعا رنگ شما با رنگ سازمانی بکار رفته در کارت ویزیت که عموما بر روی مقوای گلاسه چاپ می‌شود، تفاوتی اندک خواهد داشت.
برای ثبت آگهی رایگان به سایت شهر24 مراجعه کنید.
سایت شهر24 مرجع آگهی های رایگان.با سایت شهر24 دیده شوید.