تاثیر ست اداری در مکاتبات و تعاملات حرفه ای

تاثیر ست اداری در مکاتبات و تعاملات حرفه ای

مکاتبات اداری یکی از کارآمدترین ابزارهای تعاملی برای هر سازمان و شرکتی است که نسبت به برقراری ارتباط موثر با دیگر سازمان‌ها و نهادها سرمایه‌گذاری کرده است. به بیان دیگر مکاتبات اداری از اولین تعاملات موثر برای تبادل افکار، اطلاعات و آگاهی‌بخشی به مخاطبین است. از این‌رو، نحوه‌ی ارائه و ظاهر بصری آن در کنار رکن مهم دیگر یعنی رعایت آیین و اصول نگارشی می‌تواند هر سازمان موفق را در رسیدن به اهداف مورد نظر، یاری بخشد.

شکل ظاهری صحیح و حرفه‌ای مکاتبات اداری می‌تواند شما را در ذهن مخاطب در همان وهله‌ی اول به عنوان سازمانی معتبر و متعهد، ثبت و ماندگار کند.

همان‌گونه که گفته شد این شکل ظاهری تحت عنوان هویت بصری هر سازمان نمود کرده و می‌تواند در قالب یک ست اداری که شامل پاکت نامه، سربرگ، کارت ویزیت، یاددادشت‌های کوچک و …. است جای گیرد. هر کدام از اقلام ست اداری به صورت یک ابزار تبلیغاتی عمل کرده و شما را به مخاطبین مورد نظرتان معرفی می‌کند. هنگامی که از مکاتبات اداری با سایر سازمان‌ها، شرکت‌ها، کارخانجات و …. جهت انجام امور تجاری و اداری استفاده می‌کنید با برخورداری از ست اداری مناسب و رعایت چند نکته‌ی اساسی مربوط به آن قادر خواهید بود تا حس تعهد کاری، اعتبار بالای تجاری و حرفه‌ای بودن خود و سازمانتان را در مخاطبین ایجاد کنید.

بنابراین ما در این مقاله نکاتی از ست اداری را مورد بررسی قرار می‌دهیم که موجب حرفه‌ای بودن مکاتبات هر سازمان و بهبود تعاملات او با دیگر سازمان‌ها می‌شود.

1- توجه به سربرگ، به عنوان یکی از اقلام اعتبار بخش به سازمان

سربرگ به عنوان یکی از پرکاربردترین اقلام ست اداری است که می‌تواند در یک قالب صحیح، تاثیر به‌سزایی بر مخاطب بگذارد.

ارسال یک نامه، قرارداد، پروپوزال سازمانی و … برای هر شرکت یا سازمان اداری و تجاری دیگر باید در یک چارچوب تعریف شده‌ای انجام گیرد. به‌طور مثال درج مطالب مورد نظر در کاغذهای ساده و بی‌نام و نشان، فاقد رسمیت و اعتبار کافی بوده و به راحتی می‌تواند در نگاه اول، تاثیر منفی بر ذهن مخاطب ایجاد کند. بنابراین با طراحی و چاپ سربرگ های خاص برای هر سازمان که حاوی اطلاعات کافی از کسب و کار است می‌توان به افزایش اعتبار کاری و معرفی بهتر آن کمک شایانی کرد.

از جمله اطلاعاتی که در یک سربرگ درج می‌شود، نام و لوگوی تجاری شرکت، شماره‌ی تماس، آدرس پستی و الکترونیکی است.

 

2- توجه به کارت ویزیت، به عنوان برقرار کننده‌ی تعاملات بعدی

کارت ویزیت یکی دیگر از اقلامی است که می‌تواند در برقراری ارتباطات بعدی مخاطبین با شما و کسب و کارتان بسیار کارآمد باشد. این کاغذهای کوچک در بسیاری از تعاملات و گفتگوهای اولیه به عنوان یک برگ برنده‌ای هستند که اگر به درستی در دستان مخاطبین شما قرار گیرند منجر به تماس مجدد آن‌ها با شما خواهند شد.

بنابراین از آن‌جایی که دستیابی مخاطبین شما به کارت معرف سازمان و برندتان در دو حالت مستقیم و غیرمستقیم اتفاق می‌افتد، رعایت کلیه‌ موارد حرفه‌ای همچون درج نام و نشانی کامل سازمان به همراه لوگوی تجاری و توجه به نوع طراحی و چاپ کارت ویزیت برای برقراری تعاملات کاری آینده بسیار حائز اهمیت است.

 3- توجه به پاکت نامه، به عنوان یک پوشش رسمی و انحصاری برای هر سازمان

پاکت نامه ها با توجه به نوع استفاده در سایزهای مختلفی، طراحی شده و به چاپ می‌رسند. اما نکته‌ای که در این میان وجود دارد چگونگی ظاهر بصری آن‌ها است. فرض کنید از معتبرترین سازمان نامه‌ای را دریافت می‌کنید اما این نامه در یک پاکت سفید و بی‌نام و نشان قرار دارد، در این حالت اگر مهم‌ترین مطالب هم در آن پاکت باشد ممکن است به دلیل ظاهر بصری نامناسب و غیر رسمی که دارد به اندازه کافی شما را به خود جذب نکند. بنابراین استفاده از پاکت نامه های طراحی شده مطابق با طراحی دیگر اقلام ست اداری که همگی معرف شما و کسب و کارتان هستند بسیار مهم است.

4- توجه به لوگوی تجاری، به عنوان معرف سازمان در اقلام ست اداری

لوگو یا همان آرم تجاری، نمادی است که بیانگر ماهیت و نوع کسب و کار هر سازمان است. این آرم تجاری برای هر شرکت و سازمانی باید به صورت انحصاری و با توجه به نوع فعالیت تجاری آن طراحی شود. بدین ترتیب در دیدار اول، می‌تواند یک تعریف کلی از آن کسب و کار را به مخاطبین معرفی کند. از طرف دیگر هنگامی که یک سازمان در تمامی اقلام ست اداری از لوگوی منحصر به خود استفاده می‌کند به طور ناخودآگاه قانونی بودن و اعتبار کسب و کار را به نمایش می‌گذارد.

5- توجه به رنگ ست اداری در ثبت و معرفی سازمان

همان‌گونه که داشتن یک لوگوی معتبر و نام و نشانی منحصر به خود می‌تواند در ذهن مخاطب ثبت گردد، رنگی که معرف شما در مکاتبات اداری خواهد بود نیز بسیار مورد توجه است. نام و علامت تجاری شما در ظاهر، بیان‌کننده نوع کسب‌و‌کار و ماهیت کاری و تجاری سازمان شما است. بدین‌ترتیب رنگی که جهت معرفی برند خود استفاده می‌کنید می‌بایست متناسب با خدمات و محصولات تجاری شما باشد. همچنین رعایت هارمونی بین طرح‌ها در اوراق اداری مختلف را نیز نباید از قلم انداخت.

6- توجه به طراحی و چاپ صحیح اقلام ست اداری

نوع طراحی و چگونگی چاپ ست اداری آخرین نکته در مورد ست اداری است که می‌تواند در جذب مخاطبین و حرفه‌ای بودن سازمان شما در برقراری تعاملات و مکاتبات رسمی و صحیح، تاثیرگذار باشد.

همان‌گونه که گفته شد تاثیر رنگ و هارمونی اقلام ست اداری در طراحی آن بسیار مهم است اما از طرف دیگر استفاده از طرحی که متناسب با کسب و کار شما و همچنین لوگوی تجاری مربوطه باشد در نگاه اول بسیار چشمگیر خواهد بود.

در پایان ذکر این نکته الزامی است که اگر تمامی نکات مربوط به طراحی ست اداری در بهترین حالت ممکن هم رعایت گردد اما عمل چاپ آن به درستی انجام نگیرد، زحمات طراح به هدر خواهد رفت. دستگاه‌های چاپ و همچنین کاغذی که برای چاپ استفاده می‌شود با توجه به جنس و گرماژی که دارند می‌توانند در عمل چاپ بسیار تاثیرگذار باشند.

مکرومه بافی

 برای ثبت آگهی رایگان به سایت شهر24 مراجعه کنید

سایت شهر24 مرجع آگهی های رایگان.با سایت شهر24 دیده شوید

کیف دوشی مکرومه - کیف مکرومه

کیف دوشی مکرومه - کیف مکرومه - در اندازه، طرح ها و رنگ های مختلف - بسیار شیک - مناسب برای کادو و هدیه

برای اطلاع بیشتر و قیمت و سفارش کیف دوشی مکرومه به صفحه اینستاگرام mehrbaaft@ مراجعه کنید و یا واتس آپ به شماره 09021102723 پیام ارسال کنید.

قابل ارسال به سراسر کشور
 

مکرومه بافی مهربافت

 برای ثبت آگهی رایگان به سایت شهر24 مراجعه کنید.
سایت شهر24 مرجع آگهی های رایگان.با سایت شهر24 دیده شوید.

اصول طراحی اوراق اداری یا ست اداری

اصول طراحی اوراق اداری یا ست اداری

ه مجموعه سربرگ ، کارت ویزیت و پاکت نامه یک شرکت در اصطلاح تبلیغات ، اوراق اداری گفته می شود. وسایل دیگری از قبیل کاغذ یادداشت ، لیبل وسایل ، فلش کارت و کارت های اعتباری و پرسنلی نیز از نمونه های یک ست اداری به شمار می آیند .

با بهره گیری از ست اوراق اداری ، بوسیله ایده های نو و خلاق و با استفاده از اصول طراحی گرافیکی و چاپ با کیفیت ، می توان به یک ابزار تبلیغاتی تاثیرگذار ، با صرف هزینه اندک و در کمترین زمان نسبت به سایر ابزارهای تبلیغاتی دست یافت

طراحی سربرگ :

به کاغذهایی که دارای نشان سازمانی جهت نگارش نامه های رسمی و شرکتی مورد استفاده قرار می گیرند سربرگ اطلاق می شود . سربرگ ها عموما در سایزهای A4 و A5 تهیه می گردند و به ندرت در سایزهای دیگر چاپ می شوند .

المان های سربرگ :

• لوگو یا نشان تجاری : عموما در سربرگ های ایرانی ، در گوشه فوقانی و سمت راست برگه قرار می گیرد . اما بسته به سلیقه طراح ، قابل انتقال به سایر نقاط برگه نیز می باشد . در واقع قانون نوشته شده و خاصی جهت قرارگیری طراحی لوگو در سربرگ وجود ندارد و در سربرگ های غیراداری و شخصی به سلیقه صاحب اثر بستگی دارد .
• تاریخ ، شماره نامه و پیوست : غالبا در قسمت فوقانی و سمت چپ قرار دارد . سایز فونت نوشته آن کمتر از ۱۰ و بیشتر از ۱۱ نمی باشد . تاریخ ، شماره نامه و پیوست یکی از کلیدی ترین المان های سربرگ های اداری و سازمانی است .
• اسم ارگان یا شرکت : محل آن در بالای سربرگ است تا در اولین نگاه ، مالکیت آن توسط بیننده تشخیص داده شود . معمولا در مورد فعالیت شرکت ، توضیح کوتاهی با فونت کوچکتر از عنوان ، در زیر آن نوشته می شود .
• آدرس و نشانی : یکی دیگر از المان های کلیدی سربرگ ها ، درج راه های ارتباطی با شرکت از قبیل آدرس و نشانی دقیق ، شماره تماس تلفن و فکس ، آدرس وب سایت و ایمیل است تا در صورت نیاز به پاسخ مکاتبات اداری و رسمی ، تمامی راه های ارتباطی در دسترس مخاطب باشد .

نکات دیگری که در طراحی سربرگ قابل توجه هستند و لازم است که در طراحی آن مدنظر طراح قرار گیرند عباتند از :

• استفاده از فرم ، خط اشکال و چند رنگ در طراحی سربرگ بلامانع است ، اما نباید از چند زبان استفاده گردد . استفاده از فونت های لاتین ، نه تنها از حرفه ای بودن طراحی می کاهد ، بلکه باعث اشغال بی فایده فضای کاغذ می گردد . به همین علت سربرگ های رسمی غالبا تک زبانه هستند .
• به عنوان یک توصیه کلی از به کار بردن نمادهای مذهبی در کارهای گرافیکی بپرهیزید . چرا که استفاده از آن بی احترامی به دین است . اما در سربرگ های ایرانی به اشتباه استفاده از کلام بسم ا… و بسمه تعالی رایج گردیده است .
• بهتر است از رنگ زمینه سفید و یا کاملا روشن و ملایم در سربرگ استفاده شود . چرا که استفاده از سایر رنگ ها در هنگام فکس، اسکن و یا فتوکپی ، وضوح خود را از دست می دهد و باعث ناخوانا شدن سایر المان های سربرگ می گردد .

• حاشیه حداقل یک سانتیمتر جهت زیبایی و رعایت اصول گرافیکی کافی است .

طراحی کارت ویزیت :

یکی از ساده ترین ابزارهای بازاریابی کارت ویزیت است . از کارت ویزیت در موقعیت های مختلفی می توان استفاده نمود . به همین علت لازم است این کارت کاملا به صورت تخصصی و حرفه ای طراحی گردد ، خوانا و جذاب باشد و به مخاطبان بهتر معرفی گردید تا دلیلی برای انتخاب شرکت شما داشته باشند .

در نظر گرفتن تمام نکات ریز و مهم بر روی کاغذ کوچکی به اندازه ۵×۹ سانتیمتر کار ساده و غیرتخصصی نمی باشد . بلکه تجربه و مهارتی خاص در طراحی گرافیکی می طلبد . در ادامه به برخی از نکاتی که لازم است در طراحی یک کارت ویزیت حرفه ای مورد توجه طراح باشد اشاره می گردد :

• عناصری که لازم است بر روی کارت ویزیت در نظر گرفته شود عبارتند از لوگو یا آرم تجاری ، توضیح مختصر از زمینه فعالیت و راه های ارتباطی با شرکت .
• سایز فونت نوشته های کارت ویزیت حداکثر ۱۲ است .
• در کارت ویزیت برخلاف سربرگ از تنوع فونت بیشتری می توان استفاده نمود ؛ اما بیش از ۳ فونت نیز از حرفه ای بودن کارت می کاهد .
• از به کار بردن عکس های دارای جزئیات ، به علت عدم امکان بزرگنمایی ، به شدت بپرهیزید.
• کارت های ویزیت دارای اندازه های استاندارد هستند . ولی در صورتیکه که کارت های عمودی را انتخاب کرده اید ، کاستن ۲ تا ۴ میلیمتری از عرض آن باعث جذابیت بیشتر آن خواهد شد .

طراحی پاکت نامه :

ابعاد پاکت نامه براساس سربرگ سایز A4 انتخاب می شود . معمولا اندازه پاکت به اندازه ثلث ابعاد سربرگ به اضافه نیم سانتیمتر از هر دو جهت تعیین می گردد .

پاکت نامه نیز همچون سایر اوراق اداری بایستی دارای لوگو، عنوان و نشانی شرکت یا سازمان باشد . معمولا لوگو و اسم شرکت در قسمت فوقانی و چپ پاکت قرار دارد . آدرس نیز در قسمت پایین سمت چپ نوشته می شود . نکته مهم در طراحی پاکت نامه ، قرار دادن محلی جهت الصاق تمبر (در قسمت بالای سمت راست) است . این قسمت باید خالی باقی بماند .

برای ثبت آگهی رایگان به سایت شهر24 مراجعه کنید

سایت شهر24 مرجع آگهی های رایگان.با سایت شهر24 دیده شوید

ست اداری شامل چه چیزهایی است

 ست اداری شامل چه چیزهایی است

به مجموعه ای از اوراق یا کاغذهایی که در امور اداری و پرسنلی یک کمپانی یا سازمان جهت فعالیت های رسمی یا غیر رسمی، استفاده می گردد، اوراق اداری می گویند. از آنجا که به دلیل زیبایی شناختی و هماهنگی هر بیشتر آن سازمان یا برند، بهتراست این اوراق به یکدیگر شبیه و متناسب با هم طراحی و چاپ گردند، بهمین دلیل به آنها اصطلاحا “ست اوراق” گفته می شود. ست اوراق اداری معمولا شامل :

• سربرگ یا letter head (جهت مکاتبه و نگارش نامه های اداری و رسمی)
• کارت ویزیت یا business card (جهت معرفی شغل و ارائه راه های تماس با کمپانی یا سازمان)
• پاکت نامه یا envelope (جهت ارسال مکاتبات یا رد و بدل کردن قراردادها و …)
• یادداشت ها یا note (جهت یادداشت های غیر رسمی که معمولا از پرت کاغذ در چاپ اوراق بدست می آید)

البته موارد دیگری نیز مانند فلش کارت ها، کارت های اعتباری، کارت های پرسنلی، فاکتور، فولدر یا پوشه و … وجود دارد که در مجموعه اوراق اداری آورده می شوند، اما به دلیل عمومی نبودن آنها زیاد به آن ها پرداخته نمیگردد. موارد یادشده ممکن است به نیاز تعداد معدودی از متقاضیان تهیه و چاپ گردد و شاید باید گفت بسته ست اوراق اداری، به نیاز مشتری بستگی دارد، اما معمولا مجموعه ست اوراق اداری شامل ۴ موردی است که در بالا به آن اشاره گردید.

 برای ثبت آگهی رایگان به سایت شهر24 مراجعه کنید

سایت شهر24 مرجع آگهی های رایگان.با سایت شهر24 دیده شوید

نکات طلایی در مورد طراحی سربرگ تبلیغاتی

ست اداری  : نکات طلایی در مورد طراحی سربرگ تبلیغاتی

در سربرگ به طور کلی این المان ها جایگاه ثابت و ضروری دارند:

 ۱- لوگو( آرم، نشانه) و عنوان:
 محل قرارگیری آرم و عنوان در بالای سربرگ اجرا  می شود، این مورد به ویژه در سربرگ های ادارات دولتی بعنوان یک اصل رعایت می شود. اگر چه در سایر موارد طراح می تواند با توجه به روحیه و محدوده ی فعالیت سفارش دهنده، مکان مناسب برای قرار گرفتن آرم و عنوان را تعیین کند.
در نظر داشته باشید که محل قرارگیری آرم نباید لطمه ای به کاربری اصلی سربرگ (ضرورت نگارش متن بر روی آن) وارد کند.
ابعاد  لوگو  اگر چه متأثر از شکل گرافیک آن قابلیت کوچک و بزرگ شدن خواهد داشت ولی غالباً محدوده ای بین 5 تا 15 سانتیمتر مربع را به خود اختصاص می دهد.
 نکته مهمی که در درج عنوان باید رعایت شود، محل قرار گیری عنوان بوده که  بسته به شکل کلی سربرگ قابل تعریف است؛ اما قرار گیری عنوان در بالای نشانه  فرضی دور از ذهن است. نوع قلمی که برای عنوان استفاده می شود باید با گرافیک آرم و محدوده فعالیت صاحب آن متناسب باشد.

 ۲- نشانی و اطلاعات تماس در سربرگ:
 نحوه چیدمان نوشتار نشانی تحت تاثیر دیگر عوامل بصری، می تواند چپ چین، راست چین، وسط چین و یا  حتی چیدمانی نامنظم و ساختار شکن داشته باشد.
اما نکته مهم این است که فونت در نظر گرفته شده برای نشانی و اطلاعات تماس به اندازه و خوانا باشد. از استفاده از افکت های گرافیکی در اجرای آن به شدت بپرهیزید.

۳-عناوین مانند تاریخ، شماره، پیوست در سربرگ:
معمولا در سمت چپ و با فونت کوچک تر درج می شوند.

 ۴-رنگ سربرگ:
در طراحی گرافیکی  سربرگ باید توجه داشت زمینه  سربرگ (بکگراند) حتی الامکان فاقد رنگ باشد، زیرا در صورت عدم رعایت این امر، در هنگام کپی گرفتن یا ارسال سربرگ بوسیله فکس، زمینه ی نسخه ی تکثیر شده، تیره و فاقد کیفیت و کاربرد خواهد بود.
همچنین متون نوشته شده در یک سربرگ با رنگ پس زمینه معمولا خوانایی لازم را در بر نخواهد داشت.
گرافیک اجرا شده برای سربرگ باید به گونه ای باشد تا مشکلی برای نگارش متن و خواندن آن ایجاد نکند. نهایتاً بسته به موضوع و محدوده فعالیت و همچنین نظر سفارش دهنده، محدودیت های ذکر شده امکان کمرنگ شدن دارند و طراحی سربرگ هایی با قطع های متفاوت و گرافیک متنوع امکان پذیر خواهد بود.
 همچنین عناصر بصری تزئینی دیگر که بنا بر ست اداری در نظر گرفته شده در طراحی سربرگ قابل اجرا هستند.

 ۵-رعایت حاشیه در سربرگ:
عناصری که در سربرگ قید می شوند از حاشیه های سربرگ فاصله لازم را داشته باشند (این حاشیه ها از یک سانتیمتر کمتر نخواهند بود)

 ۶-جنس کاغذ سربرگ:
کاغذ در نظر گرفته شده برای سربرگ معمولا تحریر ۱۰۰ گرم است .

۷-طرح سربرگ :
طرح سربرگ باید با نوع فعالیت هر سازمان یا اداره ای دقیقا منطبق باشد. استفاده از رنگ سازمانی و المان هایی که قبلا تعریف شده اند در طراحی سربرگ بسیار موثر هستند .

۸- فونت در سربرگ:
فونت های  استفاده شده در طراحی سربرگ معمولا بین 10 تا 14 پوینت انتخاب می شود. باید توجه داشته باشید اگر سربرگ شما در کاغذ A5 طراحی میشود، این سایز از فونت را نباید کوچک کنید . بزرگی و کوچکی نوشتار در سربرگ های A4 و A5 با هم تفاوتی نمی کنند.
 
اندازه A5 سربرگ:

قطع (A5 (8/14 × 21 سانتیمتر پس از قطع A4 در اولویت طراحی قرار دارد. معمولاً این قطع  سربرگ برای مکاتبات داخلی و یا متن های کوتاه مورد استفاده قرار می گیرد. باید توجه داشت اگر چه ابعاد سربرگ های A5 نصف سربرگ های A4 است اما نباید عناصر بصری را نیز به همین نسبت کوچک کرد، بلکه باید دقیقاً و مجدداً انتخاب قلم نوشتار  و ابعاد عناصر بصری انجام پذیرد. نحوه گرافیک سربرگ در قطع های گوناگون، معمولاً یکسان است و تفاوت  زیادی  با یکدیگر ندارند.

 برای ثبت آگهی رایگان به سایت شهر24 مراجعه کنید

سایت شهر24 مرجع آگهی های رایگان.با سایت شهر24 دیده شوید